Der richtige Raum für Ihre Selbsthilfegruppe

 Ein praktischer Leitfaden zur erfolgreichen Suche

Mehr als nur vier Wände – Die Bedeutung des richtigen Raumes

Die Suche nach einem geeigneten Raum ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer funktionierenden und wirksamen Selbsthilfegruppe. Ein solcher Raum ist weit mehr als nur ein physischer Treffpunkt; er ist der geschützte Rahmen – der Schutzraum –, der Vertrauen, Offenheit und den heilsamen Austausch unter Gleichbetroffenen erst möglich macht. Das Bild des klassischen „Stuhlkreises“ visualisiert diese Essenz der gemeinschaftlichen Selbsthilfe: Menschen kommen auf Augenhöhe zusammen, um sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam an der Bewältigung ihrer Herausforderungen zu arbeiten.

Die historische Entwicklung der Selbsthilfe unterstreicht die fundamentale Bedeutung eines sicheren Ortes. So fanden in der ehemaligen DDR Treffen oft unter erschwerten Bedingungen in „abgeschlossenen Räumen“ oder als „getarnte Treffen“ unter dem Schutz von Kirchen statt. Diese Erfahrungen zeigen, dass ein neutraler und geschützter Ort keine Selbstverständlichkeit, sondern eine grundlegende Voraussetzung für die Gruppenarbeit ist. Er schafft die Atmosphäre, in der die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gelebt und die persönliche Verletzlichkeit geschützt werden kann.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen praktische Strategien und Werkzeuge an die Hand, um den idealen Raum für Ihre Gruppe zu finden. Von der Erstellung einer Anforderungs-Checkliste über die Identifizierung potenzieller Raumgeber bis hin zur Formulierung einer professionellen Anfrage begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf diesem wichtigen Weg.

Was einen guten Gruppenraum ausmacht

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Suche ist die klare Definition Ihrer Bedürfnisse. Eine präzise Vorstellung davon, welche Kriterien ein Raum erfüllen muss, hilft Ihnen nicht nur, gezielt zu suchen, sondern auch potenzielle Anbieter von der Seriosität und dem gesellschaftlichen Wert Ihrer Gruppe zu überzeugen. Die folgende Checkliste fasst die wesentlichen Anforderungen zusammen.

• Atmosphäre und Vertraulichkeit: Der Raum muss einen geschützten und privaten Rahmen bieten. Ungestörte Gespräche sind die Basis jeder Selbsthilfegruppe. Es muss sichergestellt sein, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und keine Dritten die Treffen stören können.
• Größe und Ausstattung: Für eine typische Gesprächsgruppe ist eine Raumgröße für circa 6 bis 12 Personen ideal. Eine einfache Ausstattung ist vollkommen ausreichend. Im Mittelpunkt stehen Stühle, die flexibel – idealerweise im Kreis – angeordnet werden können, um den Austausch auf Augenhöhe zu fördern.
• Erreichbarkeit und Lage: Eine zentrale Lage mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel ist entscheidend, um allen Mitgliedern die Teilnahme zu erleichtern. Prüfen Sie, ob der Ort für alle gut erreichbar ist, auch für jene, die auf den öffentlichen Nahverkehr angewiesen sind.
• Barrierefreiheit: Die UN-Behindertenrechtskonvention fordert die volle und gleichberechtigte Teilhabe von Menschen mit Behinderungen. Ein barrierefreier Zugang ist daher unerlässlich, um die Inklusion aller Interessierten zu gewährleisten und niemanden aufgrund körperlicher Einschränkungen auszuschließen.
• Verfügbarkeit: Die Kontinuität der Gruppenarbeit hängt von regelmäßigen und verlässlichen Terminen ab. Klären Sie, ob der Raum zu den gewünschten Zeiten (z. B. wöchentlich oder 14-täglich am Abend) dauerhaft zur Verfügung steht. Ein Tipp aus der Praxis: Gerade bei begehrten Räumen in öffentlichen Einrichtungen kann es Sperrzeiten für hauseigene Veranstaltungen geben. Fragen Sie dies frühzeitig an, um spätere Störungen des Gruppenrhythmus zu vermeiden.
• Kosten: Da sich Selbsthilfegruppen oft durch Spenden oder geringe öffentliche Fördermittel finanzieren, sollten die Räumlichkeiten kostengünstig oder idealerweise kostenfrei sein. Viele gemeinnützige oder öffentliche Einrichtungen bieten spezielle Konditionen für ehrenamtliche Initiativen an.

Mit dieser klaren Vorstellung im Gepäck können Sie nun die aktive Suche nach einem passenden Raum beginnen.

Konkrete Strategien: Wo und wie Sie fündig werden

Neu gegründete Gruppen müssen bei der Raumsuche nicht bei null anfangen. Sie können auf etablierte Strukturen und Netzwerke zurückgreifen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt oft in der strategischen Vernetzung und der gezielten Anfrage bei Organisationen, die dem Anliegen der Selbsthilfe positiv gegenüberstehen.

Die erste Anlaufstelle: Selbsthilfekontaktstellen

Die wichtigste und erste Anlaufstelle für jede Selbsthilfegruppe sind die lokalen Selbsthilfekontaktstellen. Sie sind die professionellen Knotenpunkte der Selbsthilfe-Infrastruktur. Ihre zentrale Aufgabe ist es, bei der Gruppengründung zu unterstützen, was laut der NAKOS-Starthilfe explizit die Aufgabe einschließt, „Räume zur Verfügung“ zu stellen oder zu vermitteln.

Selbsthilfekontaktstellen können Sie konkret unterstützen durch:

• Bereitstellung eigener Räumlichkeiten: Viele Kontaktstellen verfügen über eigene Gruppenräume, die sie Selbsthilfegruppen zur Verfügung stellen.
• Vermittlung von Räumen bei Kooperationspartnern: Sie pflegen ein breites Netzwerk zu anderen sozialen, gesundheitlichen und öffentlichen Einrichtungen und können gezielt Kontakte zu potenziellen Raumgebern herstellen.
• Nutzung ihres Netzwerks: Sie kennen die lokalen Gegebenheiten und wissen, welche Organisationen offen für die Unterstützung von Selbsthilfegruppen sind.
• Unterstützung bei der Formulierung von Anfragen: Bei Bedarf helfen die Mitarbeitenden auch dabei, eine überzeugende Anfrage zu formulieren und die richtigen Ansprechpartner zu finden.

Weitere potenzielle Raumgeber

Neben den Selbsthilfekontaktstellen gibt es eine Vielzahl weiterer Organisationen, die oft bereit sind, Räume für gemeinnützige Zwecke zur Verfügung zu stellen.

• Wohlfahrtsverbände und kirchliche Gemeinden: Organisationen wie die Caritas, der Paritätische Wohlfahrtsverband oder lokale Kirchengemeinden haben einen sozialen Auftrag und verfügen über eine entsprechende Infrastruktur mit Gemeinde- oder Versammlungsräumen.
• Gesundheitseinrichtungen: Krankenhäuser, aber auch größere Arztpraxen, haben oft ein Interesse an der Unterstützung von Patientengruppen. Konferenz- oder Schulungsräume sind nach den regulären Betriebs- oder Sprechstundenzeiten häufig ungenutzt.
• Kommunale und öffentliche Einrichtungen: Bürgerhäuser, Familienzentren, Mehrgenerationenhäuser oder Stadtteiltreffs sind als Orte der Begegnung konzipiert und stehen bürgerschaftlichem Engagement meist offen gegenüber.
• Bildungseinrichtungen: Volkhochschulen oder Schulen haben oft abends freie Raumkapazitäten, die für Gruppentreffen genutzt werden können.

Egal, an wen Sie Ihre Anfrage richten: Eine gut vorbereitete und professionelle Kontaktaufnahme ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die professionelle Anfrage: Ein Musteranschreiben und Tipps zur Kontaktaufnahme

Der erste Eindruck zählt. Eine durchdachte, professionell formulierte Anfrage erhöht Ihre Chancen auf eine Zusage erheblich. Sie signalisiert potenziellen Raumgebern, dass Ihre Gruppe verlässlich, organisiert und verantwortungsbewusst ist.

Vor der Anfrage: Die richtigen Informationen bereithalten

Stellen Sie vor der Kontaktaufnahme die folgenden Informationen zusammen, um auf Rückfragen vorbereitet zu sein:

• Name und kurzes Profil der Gruppe: Was ist Ihr Thema, was sind die Ziele Ihrer Gruppe?
• Anzahl der Teilnehmer: Geben Sie eine realistische Einschätzung der erwarteten Gruppengröße.
• Gewünschte Termine: Welcher Wochentag, welche Uhrzeit und welche Frequenz (wöchentlich, 14-täglich) streben Sie an?
• Feste Ansprechperson: Benennen Sie eine Person mit vollständigen Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail).
• Informationen zur Finanzierung: Erwähnen Sie, falls Sie bereits Fördermittel beantragt haben oder dies planen (z. B. bei den Krankenkassen).

Musteranschreiben an eine Raumvermietung

Hier finden Sie ein Muster, das Sie als Vorlage für Ihre schriftliche Anfrage verwenden können.

Betreff: Anfrage zur Raumnutzung für die Selbsthilfegruppe [Gruppenname]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

mein Name ist [Ihr Name] und ich schreibe Ihnen im Namen der neu gegründeten Selbsthilfegruppe "[Gruppenname]". Wir sind eine Gruppe von Betroffenen, die sich zum Thema [Ihr Thema] zusammengeschlossen haben. Unser Ziel ist die gegenseitige Unterstützung und der gemeinsame Erfahrungsaustausch auf ehrenamtlicher und nicht-kommerzieller Basis.

Ihre Einrichtung ist uns als wichtiger sozialer Akteur in [Stadt/Stadtteil] bekannt. Daher möchten wir anfragen, ob es möglich wäre, für unsere regelmäßigen Treffen einen Ihrer Räume zu nutzen.

Wir suchen einen Raum für ca. [Anzahl] Personen, idealerweise für ein wöchentliches/14-tägliches Treffen von ca. 2 Stunden, vorzugsweise am [Wochentag]abend.

Wir versichern Ihnen einen verantwortungsvollen und sorgsamen Umgang mit den uns zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten.

Gerne erkundigen wir uns, ob eine Nutzung kostenfrei möglich ist oder welche Konditionen Sie für gemeinnützige Initiativen anbieten. Unsere Gruppe plant, Fördermittel im Rahmen der gesetzlichen Selbsthilfeförderung zu beantragen, um eventuelle Kosten zu decken.

Über eine positive Rückmeldung und die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs würden wir uns sehr freuen. Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Kontaktdaten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse]

Sobald Sie eine Zusage erhalten haben, sind oft noch finanzielle und rechtliche Details zu klären.

5. Finanzierung und rechtlicher Rahmen: Was Sie wissen sollten

Die Raumfrage ist häufig mit finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen verbunden. Ein grundlegendes Verständnis dieser Aspekte hilft Ihrer Gruppe, sicher und nachhaltig zu agieren und böse Überraschungen zu vermeiden.

Deckung der Raumkosten

Raummiete ist ein klassischer Posten, der im Rahmen der Selbsthilfeförderung als förderfähig gilt. Gesundheitsbezogene Selbsthilfegruppen können bei den gesetzlichen Krankenkassen eine Pauschalförderung gemäß § 20h SGB V beantragen, um laufende sächliche Aufwendungen wie Raumkosten zu finanzieren. Es ist entscheidend, dass diese Fördermittel, wie im Förderbescheid festgelegt, zweckgebunden, wirtschaftlich und sparsam verwendet werden. Dies ist eine zentrale Auflage der Krankenkassen. Alternativ oder ergänzend können auch Mitgliedsbeiträge oder Spenden zur Deckung der Kosten beitragen.

Rechtliche Aspekte eines Nutzungsvertrags

Eine informelle Selbsthilfegruppe ohne eingetragenen Vereinsstatus gilt rechtlich in den meisten Fällen als Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft), da sich die Mitglieder durch einen mündlichen oder stillschweigenden Vertrag dazu verpflichten, einen gemeinsamen Zweck zu fördern. Als solche kann die Gruppe Verträge, wie z. B. einen Raumnutzungsvertrag, abschließen.

Dabei ist jedoch zu beachten: Bei einer BGB-Gesellschaft haften im Schadensfall unter Umständen die Mitglieder persönlich mit ihrem Privatvermögen. Es ist daher dringend zu empfehlen, eine Gruppen-Haftpflichtversicherung abzuschließen. Diese sichert Schäden ab, die während der Gruppentreffen entstehen könnten, und schützt die Mitglieder vor persönlicher Inanspruchnahme.

Die Klärung dieser praktischen Fragen ist ein wichtiger Beitrag zur langfristigen Stabilität und zum reibungslosen Ablauf Ihrer Gruppenarbeit.

Fazit: Der Weg zum eigenen Raum ist ein Gemeinschaftsprojekt

Die Suche nach dem richtigen Raum ist mehr als eine organisatorische Aufgabe – sie ist ein grundlegender Baustein für den Erfolg Ihrer Selbsthilfegruppe. Ein geschützter, zugänglicher und passender Ort schafft die Voraussetzung für Vertrauen und offenen Austausch. Wie dieser Leitfaden zeigt, ist die Raumsuche ein strukturierter Prozess, der mit einer klaren Bedarfsanalyse beginnt und über eine gezielte Netzwerkarbeit bis hin zu einer professionellen Anfrage führt.

Die zentrale Empfehlung lautet: Wenden Sie sich als ersten Schritt an Ihre lokale Selbsthilfekontaktstelle. Diese Einrichtungen sind die wichtigsten Partner der Selbsthilfe und können Ihnen mit ihrer Expertise, ihren Räumlichkeiten und ihren Netzwerken den Weg entscheidend erleichtern.

Lassen Sie sich nicht entmutigen. Die Raumsuche ist ein machbarer und lohnender Teil des Gruppenaufbaus. Sie ist ein Gemeinschaftsprojekt, das den Zusammenhalt stärkt und den Grundstein für eine erfolgreiche und nachhaltige Selbsthilfearbeit legt.